Upphandling – prövning eller rent av överprövning?

Många företag och organisationer lägger mycket tid och kraft på att upphandla. För dem som lyder under Lagen om offentlig upphandling, LOU, är det särskilt viktigt att genomföra upphandlingarna på ett effektivt sätt eftersom konsekvenserna av misstag och eventuella överprövningsprocesser kan bli stora. Men många upplever också att det är svårt att få valuta för pengarna när man upphandlar och att regelverket motverkar en god affär för både beställare och leverantör. Sedan våren 2013 finns en europeisk standard för upphandling med Value Management. Syftet är att både beställaren och leverantören ska öka värdet och metoden omfattar definition av användarbehov, funktionsbeskrivning, toleranser i kravuppfyllnad och utvärderingskriterier.

Överprövning är toppen på ett isberg

Trots att överprövningsprocesserna är tidsödande och frustrerande för alla parter finns det en risk att de bara är den synliga delen av upphandlingsproblematiken. Under ytan döljer sig större problem i form av att man upphandlar på sätt som gör att man inte får den bästa lösningen.

Upphandlingsmyndigheten gjorde 2017 en analys av överprövningar 2012-2016. Man konstaterar att det görs ca 1500 överprövningar per år och att den vanligaste grunden är brister i förfrågningsunderlaget. Sammantaget genom rättssystemet vinner leverantörerna gehör ungefär var femte gång. Konkurrensverket framhöll i sin analys 2013 att det finns något som är minst lika viktigt som att följa reglerna, nämligen att genomföra upphandlingen så att myndigheterna verkligen får de varor och tjänster som de har behov av. När Kammarkollegiet gjorde en analys 2011 av de tio vanligaste upphandlingsproblemen för köparna var ett av de största problemen att risken för överprövning leder till upphandlare sneglar på ”de säkra alternativen” så att upphandlingen inte överprövas istället för att köpa in det bästa möjliga för myndigheten. Samtidigt pratar allt fler om vikten av att stimulera innovation ...

Lösningen på många av dessa problem är att fokusera på behoven, inte lösningen! För detta finns en svensk och europeisk standard som beskriver hur man bör definiera sina behov på ett funktionellt sätt, SS-EN 16271:2013. Det är ett betydligt mer användbart verktyg än den traditionella "kravspecen"!